Требования инспекторов к подтверждению расходов станут мягче

Для подтверждения расходов вовсе не обязательно иметь абсолютно все документы, которыми обычно оформляют аналогичные сделки. Учесть расходы при расчете налога на прибыль можно и при неполном комплекте документации. Не мешают списанию расходов и отдельные ошибки в документах. Главное, чтобы те документы, которые имеются, явно свидетельствовали о произведенных расходах. Это радостное известие содержится в свежих Методических рекомендациях, выпущенных ФНС России для инспекторов. Процитируем соответствующий отрывок из них:

«…с точки зрения документального подтверждения требования существуют только к оформлению документов, а не к ИХ ПЕРЕЧНЮ. Поэтому ситуации, когда нет подписи или отсутствует один из документов, нельзя рассматривать как документально не подтвержденные расходы» (здесь и далее слова выделены, как в оригинале. — Прим. ред.).

Каким же условиям должны отвечать имеющиеся в наличии документы, чтобы быть достаточными для подтверждения расходов в налоговом учете? По мнению налоговой службы, таких условий два:

— документы свидетельствуют об экономической обоснованности расходов;

— они оформлены «в соответствии с законодательством».

Цитируем ФНС:

«Главное, чтобы документы были оформлены правильно, то есть в соответствии с законодательством, и из их содержания можно было квалифицировать экономическую обоснованность расходов».

Обратите внимание: оформленными «в соответствии с законодательством» ФНС попрежнему считает только такие документы, в которых есть все обязательные реквизиты, упомянутые в статье Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В письме ФНС России назван только один пример, когда отсутствие документа необязательно свидетельствует о том, что расходы не подтверждены. Но мы дополним его еще несколькими ситуациями, в которых, по логике ФНС, можно обойтись без

одной из бумаг.

Если все необходимые сведения об услугах приведены в договоре, акт не нужен, сказано в методичке налоговиков:

«Если из договора можно квалифицировать, что за услуга и в каком объеме оказана — зачем нам дополнительные сведения, пояснения. А если в договоре отражены только слова о консультационных услугах, но невозможно определить ни объем, ни услуги, — необходимо требовать пояснения, документы:

1) подтверждающие факт оказания услуги;

2) позволяющие сделать вывод об экономической обоснованности расходов по приобретению услуги».

Напомним, что раньше многие налоговые инспекторы были уверены: расходы на услуги сторонних организаций без акта не подтверждены. А значит, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. Ссылались инспекторы обычно на статьи 783 и 720 Гражданского кодекса РФ. В первой из них сказано, что к договорам возмездного оказания услуг применяются правила, которые относятся к договорам подряда. А вторая гласит, что приемку работ подрядчика надо оформлять актом или иным «документом, удостоверяющим приемку».

Но как видим, акт в этих статьях упоминается лишь как один из возможных подтверждающих документов. ФНС России наконец это признала. Но учтите: если уверенности в том, что в договоре есть исчерпывающие сведения об услугах, нет, применять этот подход нельзя. В данном случае безопаснее требовать от компании-исполнителя ежемесячные акты. Либо отчеты, в которых будут четко перечислены все выполненные работы. Если вы не сможете предоставить налоговикам никаких документов с такой информацией, они с полным правом смогут «снять» расходы как неподтвержденные. И судьи их в этом поддержат. Пример тому — постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 мая 2006 г. № А19-39593/05-51-Ф02-2541/06-С1. В нем компания проиграла спор из-за того, что в подтверждающих документах не было информации о проведенных консультациях и предоставленных рекомендациях, а также расчета стоимости оказанных услуг.

Обратим ваше внимание и на такой нюанс. Договоры на консультационные услуги иногда предусматривают «абонементную плату». Обычно заказчик обязуется уплачивать ее ежемесячно, независимо от того, пользовался ли он услугами консультантов

фактически.

Если инспекторы обнаружат, что компания списала расходы на основании договора с условием об абонентской плате, они могут заявить, что расходы документально не подтверждены. Ведь в такой ситуации непонятно, получала ли компания консультационные услуги в каждом из отчетных периодов или нет. Поэтому имеет смысл позаботиться о том, чтобы к договору прилагались дополнительные документы. Например, ежемесячные

отчеты о количестве консультаций.

Акт на аренду. Многие инспекторы отказываются признавать расходы по аренде без ежемесячных актов. А арендодатели не хотят эти акты выписывать, так как в хозяйственной

деятельности они абсолютно бесполезны. Официальное мнение Минфина России по этой проблеме все время менялось, что еще больше запутало ситуацию. И несмотря на то, что последнее разъяснение чиновников (от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742) было в пользу налогоплательщиков, некоторые инспекторы на местах все равно придирались к расходам на аренду. Теперь же отказаться от незаконной позиции инспекторам предписывает непосредственное начальство — так что есть все основания надеяться, что ситуация изменится.

Документами, достаточными для подтверждения расходов на аренду, являются:

— договор;

— акт приемки-передачи имущества во владение;

— платежные документы.

Кассовый чек. Если товары или материалы приобретены за наличный расчет, к остальным подтверждающим документам должны прилагаться еще и кассовые. Один из вариантов их

«полного комплекта» — кассовый чек плюс квитанция к приходному кассовому ордеру.

— наименование документа;

— дата составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— должности ответственных лиц;

— личные подписи ответственных лиц.

А что если подотчетник предоставил только квитанцию к приходному ордеру? Вероятность того, что инспекторы «снимут» расходы, считая их документально не подтвержденными, до сих пор была очень велика. Налоговики отказывались признавать расходы без кассовых чеков, поскольку продавцы обязаны выдавать их покупателям в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

К сожалению, в письме ФНС России от 27 апреля 2007 г. № ММ-6-02/356@ эта ситуация не рассмотрена. Однако мы надеемся, что инспекторы все же откажутся от своей жесткой позиции. Ведь в приходно-кассовом ордере есть все обязательные реквизиты. А значит, он соответствует приведенным в письме требованиям к документам. И может подтверждать расходы даже при отсутствии кассового чека.

Заметим, что судьи придерживаются такого мнения уже давно. Пример — постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26 января 2006 г. № А19-12027/05-20-Ф02-7085/05-С1. В нем судьи указали, что кассовый чек вовсе не является «единственным документом, которым могут быть подтверждены расходы налогоплательщика».

А теперь обратим ваше внимание на документы, отсутствие которых по-прежнему будет вызывать претензии. И приведем аргументы, которые помогут их оспорить. Товарный чек. Подотчетник потерял товарный чек и приложил к авансовому отчету только кассовый. В этом случае налоговики считают расходы документально не подтвержденными. Ведь в кассовом чеке нет всех обязательных реквизитов. В частности, имен и подписей должностных лиц. Именно поэтому инспекторы требуют, чтобы к нему прилагался товарный чек. Адресованное

инспекторам письмо ФНС России от 27 апреля 2007 г. № ММ-6-02/356@ эту позицию подтверждает. Однако статья 252 Налогового кодекса РФ разрешает учитывать расходы при наличии косвенно подтверждающих документов. По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации таковыми могут послужить акт приемки материалов и объяснительная записка работника. Но, к сожалению, возможность списания расходов на этом основании налоговики тоже не признают. Отстоять ее можно только в суде.

Накладная. Допустим, поставщик не представил накладную на товары или допустил в оформлении существенные нарушения. Зато все необходимые для списания расхода данные есть в счете-фактуре.

Многие инспекторы уверены, что для документального подтверждения расходов счета-фактуры недостаточно — этот документ не относится к первичным документам бухгалтерского учета. В письме ФНС эта ситуация не прокомментирована. Поэтому скорее всего налоговики свою точку зрения не изменят. Однако, по нашему мнению, она неправомерна. Ведь статья 252 Налогового кодекса РФ разрешает списывать расходы

на основании косвенно подтверждающих документов. Счет-фактуру вполне можно считать таковым. Этот документ содержит такие данные, как наименование услуги, ее измерители, дату оказания, адрес и ИНН поставщика и т. д. (ст. 169 Налогового кодекса РФ). Пример, когда судьи признали счет-фактуру полноценным подтверждающим документом, приведен в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19 мая 2004 г. № А26-9155/03-27.

Чиновники из ФНС России привели в письме только один пример на эту тему. Они призвали инспекторов не создавать компаниям проблем, если в одном из документов отсутствует

подпись. Мы же рассмотрим еще несколько ситуаций. Все они из арбитражной практики. И во всех судьи признали отдельные ошибки в «первичке» несущественными. Будем надеяться, что, руководствуясь установкой начальства, отныне в подобных ситуациях инспекторы придираться будут реже.

Компания заказала у подрядчиков необходимые для производственной деятельности работы. И учла расходы на них при расчете налога на прибыль. Все подтверждающие документы по сделке были в наличии. Но вот проблема: подписал их не генеральный директор, а другой сотрудник компании, не уполномоченный на то доверенностью. Налоговики посчитали, что такие документы не могут служить подтверждением расходов.

Судьи их не поддержали. Они установили, что расходы были реально произведены, экономически обоснованны и по всем правилам отражены в бухгалтерском учете предприятия. При таких обстоятельствах придирки инспекторов они посчитали незаконными (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 20 февраля 2007 г. № А19-16713/06-24-Ф02-561/07).

Отсутствует номер. Предприятие оплатило услуги по разработке управленческой документации. Расходы на эти услуги были подтверждены договором, актами и счетами-фактурами от исполнителя, а также платежными документами. Однако в договоре

отсутствовал номер. Инспекторы посчитали это достаточным основанием для того, чтобы исключить расходы из налогооблагаемой базы.

Судьи высказали другое мнение. Они решили, что предоставленные компанией документы в полной мере подтверждают экономическую обоснованность. А придирки инспекторов признали несостоятельными (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 4 октября 2006 г. № Ф04-6508/2006(27086-А27-35)).