Подотчетные риски

Деньги, выданные под отчет сотрудникам, помогают решить множество хозяйственных вопросов. Но отчетность по этим суммам должна быть составлена безукоризненно – любая ошибка приводит к доначислению налогов. На какие моменты бухгалтеру стоит обратить внимание?

По закону

Основными документами, регламентирующими взаимоотношения с «подотчетниками», являются приказ руководителя фирмы и авансовый отчет. В приказе необходимо прописать перечень лиц, которые имеют право получать деньги. Стоит заметить, что в отличие от списка сотрудников, которые могут получать наличные средства наоплату хозяйственных расходов, список тех, кто может быть направлен в служебную командировку, неограничен. Кроме того, следует установить предельный размер, сроки, на которые выдаются денежные суммы, и порядок сдачи авансовых отчетов.

При отсутствии в приказе сроков налоговики считают, что они не установлены. А следовательно, согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, установлено, что работник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее чем через три рабочих дня после установленной даты, а о командировочных расходах – не позднее трех дней со дня возвращения из командировки.

Не стоит забывать и об оформлении авансового отчета. Он составляется по унифицированной форме (форма № АО-1), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». Этот документ заполняет подотчетное лицо и утверждает руководитель организации. К авансовым отчетамнеобходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы. Из данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм в установленном законом порядке.

Отражение в учете

В бухгалтерском учете организация использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им подотчет на административно-хозяйственные и прочие расходы (План счетов и инструкция по его применению, утверждены приказом от 31 октября 2000 г. № 94н). На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Риск при проверке

Налоговые органы очень пристально относятся к авансовым отчетам при проверке организации. Для многих бухгалтеров данный вопрос кажется простым, однако в нем кроется множество нюансов и споров. Причем некоторые из них решаются только в суде.

Заполнение авансового отчета обычно не вызывает особых проблем, а с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается крайне редко.

Часто организации, у которых мало машин, выдают денежные средства водителям для приобретения топлива. Стоит обращать внимание на время заправки, указанное в чеке. Если налоговые инспекторы в ходе проверки установят, что автомобиль заправлялся в выходной день (либо ранее выезда из гаража, либо по окончании рабочего времени), то затраты на ГСМ исключаются из состава налоговых расходов и признаются доходом водителя со всеми последующими доначислениями в виде «зарплатных» налогов. Чтобы избежать этой ситуации, организации необходимо разработать и представить в инспекцию Правила внутреннего распорядка, утвержденные приказом руководителя, предусматривающие сменную работу водителей, или приказ о передаче автомобилей сотрудникам (водителям) на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. В данном приказе необходимо предусмотреть, что работникам возмещаются расходы, связанные с приобретением ГСМ во внерабочее время, для беспрепятственного выезда на линию в этот день или на следующий. Об этом свидетельствует арбитражная практика: постановление ФАС МО от 3 февраля 2009 г. № КА-А40//96-09; постановление ФАС МО от 4 декабря 2008 г. № КА-А40/13427-07-2.

Часто в авансовых отчетах встречаются документы, подтверждающие покупку товарно-материальных ценностей. В этом случае главному бухгалтеру следует внимательно относиться к оформлению данных документов. При покупке должен быть приложен чек ККТ, однако его отсутствие при наличии других оправдательных документов не может являться свидетельством нецелевого использования средств и получения ими дохода, поскольку приобретенные товары приняты к учету в соответствии с действующим законодательством. Если к отчету приложен приходный кассовый ордер, то обязательно должна присутствовать надпись «Получено» или «Погашено».

Если организация не достигла взаимопонимания с налоговиками по данному вопросу, то отстаивать свои интересы ей придется в судебном порядке. Арбитражной практики по этой теме предостаточно, причем судьи в основном поддерживают налогоплательщиков: см. определение ВАС РФ от 31 января 2008 г. № 665/08; постановление ФАС ВСО от 16 апреля 2008 г. № А19-8816/07-56-Ф02-1325/08.

В настоящее время организации широко используют корпоративные карты, это помогает решить проблему с выдачей подотчетных сумм. Ведь денежные средства на счетах находятся в собственности организации, а сами пластиковые карты оформляются на конкретных сотрудников.

Казалось бы, нюансов в данном вопросе нет. Но это не так! Виной тому разъяснение ЦБ РФ, в котором говорится о том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо ЦБ РФ от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Таким образом, корпоративные карты могут использоваться сотрудниками только для оплаты командировочных и представительских расходов.

При отсутствии корпоративных карт многие организации возмещают понесенные сотрудниками расходы путем перечисления сумм задолженности на «зарплатные» карты. В данном вопросе у организации и у сотрудника возникают риски. Налоговые органы расценивают это как заработную плату или премию со всеми вытекающими последствиями (или переквалифицируют эти операции в приобретение у работника материальных ценностей по договору купли-продажи). Налоговики ссылаются на то, что задание на приобретение материальных ценностей сотруднику не давалось. Получается, что работник приобретал товары для себя, а затем перепродал их организации как свое личное имущество. НДФЛ у сотрудника удерживать не придется, но доход от продажи имущества увеличит его совокупный доход. Покупка имущества у работника является объектом обложения НДС. При этом зачесть налог организация не вправе, так как продавцом товара является физическое лицо, которое НДС не платит. Уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму возмещения нельзя, так как расход не отвечает требованиям статьи 252 НК РФ, в частности не имеет документального подтверждения.

Возмещение задолженности сотруднику по авансовому отчету налоговые органы расценивают как получение дополнительного дохода. По окончании года работнику необходимо сдать декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ). Вероятнее всего, ему придется заплатить НДФЛ. Доход в дальнейшем можно уменьшить на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1п. 1 ст. 220 НК РФ).

Командировочный конфликт

Организация может направить своих сотрудников в командировку. Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Первым нюансом являются разногласия организации с налоговыми органами по перечню командировочных документов. Столичные налоговики в целях признания расходов при налогообложении прибыли определяют перечень необходимых командировочных документов в письме от 22 июня 2009 г. № 16-15/062978. Вот он:
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а;
• командировочное удостоверение – форма № Т-10;
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;
• авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Однако специалисты финансового ведомства более лояльны. Организации достаточно наличия следующих оправдательных документов: командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (форма № Т-10); о найме жилого помещения; о фактических расходах по проезду; об иных расходах, связанных с командировкой (письмо Минфина от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169).

По мнению инспекторов-налоговиков, если «подотчетник» подтвердил расходование денег «неправильными» документами (не типографским БСО; БСО, в котором отсутствуют обязательные реквизиты; ПКО без чека), или не представил их вовсе, то подотчетные деньги – это его доход, облагаемый НДФЛ.

В отношении суточных облагаемый НДФЛ доход у работника не возникнет, даже если он вообще не представит документы, при условии, что расходы не превысили: 700 руб. в сутки – для командировок по России; 2500 руб. в сутки – для заграничных командировок (п. 3 ст. 217 НК РФ).

А для целей начисления взносов в ПФР, ФСС и фонды ФОМС все еще проще. Даже если нет подтверждающих расходы документов, взносы не начисляются, если расходы не превышают нормы, установленные локальным актом организации (приказом директора) (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; ст. 168 ТК РФ). Но взносы на «несчастное» страхование в таком случае заплатить придется со всей суммы неподтвержденных расходов.

Возврат средств

Практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а организация не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговые органы включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а организация получит в акте проверки замечание о нарушении порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). В соответствии с данной нормой Кодекса обязательным условием удержания является согласие работника.

Срок для осуществления операций по удержанию неограничен. Согласно части 1 статьи 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. Сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может превышать эту величину. В таких случаях задолженность погашается сотрудником частями.

Нюансом в этой ситуации является пропуск месячного срока на удержание подотчетной суммы. Если работодатель пропустил его, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы неиспользованного остатка подотчетного аванса. Такой спор с сотрудником можно решить только в судебном порядке. Налоговики же в данной ситуации считают: раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями (НДФЛ, взносами в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС). При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.

Проанализировав ситуацию по авансовым отчетам, можно сделать вывод, что несмотря на встречающиеся попытки налоговиков приравнять подотчетные суммы к зарплате и доначислить на выявленную сумму налоги, суды требуют доказательств, с которыми у налоговых органов дела обстоят не так хорошо, как им хотелось бы.